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[ 学习园地 · 第二十四期 ] 企业内部控制体系建设 ——关于企业内控体系与质量管理体系融合的探究
发布人:huating    发布时间:2017-12-11 09:58:45   

在《华廷金融研究》(学习园地)第21期中,我们通过回顾三鹿集团破产案例,引导大家认识、了解什么是企业内控体系、内控体系建设的相关政策法规以及建设目标、原则、层面、环节、要素等,并从整体上进行框架性的把握,同时也通过三鹿集团破产的警示意义对企业内控体系建设的重要性和必要性进行了侧面强化。


本期,我们将围绕企业内控体系与质量管理体系的有效融合进行探究,旨在为企业科学高效、低成本的管理创出新的模式。


首先我们来了解一下质量管理体系

360百科对质量管理体系的概括:质量管理体系(Quality Management System,QMS)是指在质量方面指挥和控制组织的管理体系。质量管理体系是组织内部建立的、为实现质量目标所必需的、系统的质量管理模式,是组织的一项战略决策。它将资源与过程结合,以过程管理方法进行的系统管理,根据企业特点选用若干体系要素加以组合,一般包括与管理活动、资源提供、产品实现以及测量、分析与改进活动相关的过程组成,可以理解为涵盖了从确定顾客需求、设计研制、生产、检验、销售、交付之前全过程的策划、实施、监控、纠正与改进活动的要求,一般以文件化的方式,成为组织内部质量管理工作的要求。


质量管理体系具有符合性、惟一性、系统性、全面有效性、预防性、动态性等特性,同时其过程和活动应持续受控,综合考虑利益、成本和风险的条件下实现最佳化。


针对质量管理体系的要求,国际标准化组织的质量管理和质量保证技术委员会制定了ISO9000族系列标准,以适用于不同类型、产品、规模与性质的组织,该类标准由若干相互关联或补充的单个标准组成,其中为大家所熟知的是ISO9001《质量管理体系要求》。在此标准基础上,不同的行业又制定了相应的技术规范,如IATF 16949《汽车生产件及维修零件组织应用ISO9001:2015的特别要求》,ISO 13485《医疗器械质量管理体系用于法规的要求》等。


ISO体系涉及内容包括:(1)管理承诺;(2)以顾客为关注焦点;(3)质量方针;(4)策划;(5)职责、权限和沟通;(6)管理评审;(7)资源的提供;(8)人力资源;(9)基础设施;(10)工作环境;(11)产品实现的策划;(12)与顾客有关的过程;(13)设计和开发;(14)采购;(15)生产和服务提供;(16)监视和测量;(17)不合格品的控制;(18)数据分析;(19)持续改进。

贯彻ISO9000族标准已被众多企业所重视,它也成为了企业证明自己产品质量、工作质量的一种“护照”。


贯彻ISO9000族标准,对企业的成长和发展有着重要的意义:

一是可以增强企业全体员工的质量意识与管理意识,明确各项管理的职责和工作的程序,促使企业的管理工作由“人治”转向“法治”,真正做到了凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督,实现了“以预防为主”;


二是规范了企业的作业程序,明确了各部门和全体员工的职责和权限,预防并控制了不合格的发生,降低了企业质量管理成本;


三是通过定期组织质量检查、质量审核活动,能够及时发现和找出经营管理活动、服务质量方面存在的问题和薄弱环节,并进行有效纠正,提高了企业整体经营管理水平和质量监控能力,为企业实施全面的科学管理奠定了基础;


四是贯彻了"以人为本"的原则,全面提高了员工的业务技能和综合素质,为企业长远发展打下了坚实的基础;


五是围绕"让客户满意"及时认真地处理客户投诉或意见,不断满足客户需求与期望,赢得客户信任,提高客户满意度,提升企业的社会形象和市场竞争力。



接下来,我们来分析一下内控体系与质量管理体系的异同点:

相同点:

1.均需建立一套规章制度体系。既需要有形式上的规范性、标准化,又要有内容上的可操作性和可评价性。需要通过手册、制度、表单、检查监督表等来描述业务流程控制的全过程。


2.均需内外部监督检查,并将内外部监督检查结果向第三方披露。通过内外部监督检查,关注后续纠正和持续改进工作,实现企业管理水平的螺旋式上升。


3.同时具备国际通用管理理念,工作程序基本相同。同是建立以赢得外部信任为出发点,组织员工培训→梳理、建立规章制度→制定风险矩阵/程序文件→执行过程(留痕)→自查自评→外部审计/审核→出具报告→持续改进。


4.多数业务领域管理重叠。比如:产品/工艺设计、采购、生产、存货、销售、人力资源、培训等过程。从五部委联合发布的《企业内部控制配套指引》来看,“十八项应用指引”几乎涵盖了企业经营的全过程。质量管理体系的八章内容也对产品实现的全过程进行了详尽的规定。


5.同时注重风险管理。风险评估是内控五要素之一,贯穿内控始终;新版质量管理体系明确要求以基于风险思维去支持和提高对过程方法的理解和应用。可见,对风险的关注使体系间达成高度一致。


不同点:

1.体系建立的目的不同。内控体系是适应国家对上市公司监管要求、控制对象是企业面对的风险,合理确保五大目标实现,最终保护投资者利益;质量管理体系是满足顾客及法律法规要求,控制的对象是产品及服务质量,最终目标是达到客户满意。


2.体系覆盖的范围不同。内控体系是董事会至普通员工,集团化企业含总部及下属分子公司;质量管理体系是总经理层至普通员工,只覆盖一个独立法人实体。


3.体系管理方式上的不同。内控体系重点在风险点的识别并通过流程、制度加以控制,达到风险可控目的;质量管理体系采用“过程方法”,注重过程本身运行质量,即:在实现策划的结果方面是否有效。


4.体系评价的方式、内容不同。内控体系是“自查+自评+外部审计”,针对“内部环境+风险评估+控制活动+信息与沟通+内部监督”五大要素进行全面评价;质量管理体系是“内审+管理评审+二方审核+外部监督审核”,围绕过程、职责、程序、结果等方面进行系统评价。



通过对两大体系异同点的分析,我们发现二者尽管各有侧重,但在架构上有相似之处,在内容上有重叠部分,这为二者的融合奠定了基础。


由于内控体系的覆盖范围要大于质量管理体系的覆盖范围,所以我们在考虑将二者融合的时候,要以企业为整体,以战略为目标,坚持就高不就低的原则,同时也要根据相关部门的监管评价要求,实行制度分离、流程融合、优势互补、统筹协调、统一管理,实现防范风险、提高效率和节省资源的高效协同。


现阶段,诸多企业在尝试内控体系和质量管理体系的融合,但是由于企业建立各体系的短期目标可能存在差异,以及融合过程中工作量大、协调难度大、磨合周期长等原因,还未形成成熟的融合模式,所以,在二者融合模式的探索实践中,需要企业、咨询机构及相关监管评价单位依据有关法律、法规、标准,并结合行业和企业特点不断摸索、验证和完善。